Kisvállalkozásként sokat szenvedtek azzal, hogy nincs meg a megfelelő mennyiségű ember az ügyfelektől érkező hívások fogadására? Több kolléga más területen is dolgozik, esetleg nem érhető el teljes munkaidőben? Az ügyfelek vélhetően hosszú perceket várakoznak, sokan ezalatt pedig esetleg inkább más megoldást keresve a konkurenciához mennek? A helyzet nem egyszerű, de erőforrásaid megfelelő menedzselésével és okos megoldásokkal sokat javíthatsz rajta mind ügyfeleid, mind kollégáid számára. Ebben segít neked VIPeX rendszerünk várakozó sor (queue) funkciója.
A várakozó sor funkció lehetővé teszi, hogy az ügyfelek hívásait a rendszer sorrendbe helyezze és beérkezés szerint kapcsolja őket a kollégáknak. Ha emellett kollégáidat hívócsoportba rendezed, akkor a várakozó sor végig kapcsol az összes melléken, mindig az elérhető munkatárshoz kapcsolva be a hívást. A timeout funkció pedig azt is lehetővé teszi, hogy az ideiglenesen nem elérhető kollégákhoz kapcsolt hívások rövid időn belül visszakapcsolódjanak a rendszerbe, az ügyfél pedig ugyanúgy a hívósor elejére kerüljön vissza.
Könnyű átlátni, hogy egy ilyen megoldás mennyivel egyszerűbbé teheti az életet mindenkinek. Ha az ügyfél egyértelmű üzenetet kap a várakozó sor működéséről, tudja, hogy a rendszer rövidesen kapcsolja őt egy kollégához és türelmesebben várakozik majd. Mivel a várakozó sor adott esetben több ügyfélszolgálatos kolléga mellékén is végig pörgeti a beérkező hívást, vagy talál egyből szabad munkatársat, vagy valaki gyorsabban válik elérhetővé mint alapesetben, csökken tehát a várakozási idő.
Ráadásul az ügyfélnek ezt sem kell feltétlen „haszontalanul” töltenie. Alapvetésként kezeljük, hogy az ügyfél a várakozás alatt valamilyen kellemes zenét hallgat, de miért ne kaphatna ezalatt tájékoztatást mondjuk más szolgáltatásokról, épp futó céges promóciókról vagy arról, milyen egyéb úton veheti fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal? Remélhetőleg a várakozó sor gyorsan kapcsolja, de az ideje addig sem telik feleslegesen.
Ha hasonló ügyfélmenedzselési problémáid vannak, de kicsit több kollégával dolgozol, akkor különböző hívócsoportok beállításával a rendszer ráadásul tovább finomítható. A várakozó sor ebben az esetben is garantál minden felsorolt opciót, azzal az extra előnnyel, hogy munkatársaidat jobban tudod szakosítani a beérkező hívásokra, ezáltal pedig ha az ügyfél várakozik is valamelyest a hívósorban, visszanyertnek érzi az idejét a gyors és szakképzett választ hallva.
Látható tehát, hogy a várakozó sor több szempontból teheti könnyebbé a bejövő hívások kezelését. Ezáltal gyorsabb választ garantál az ügyfeleknek és kisebb terhelést a kollégáknak akkor is, ha csak pár, közben esetleg mással is foglalkozó munkatársad áll rendelkezésre a feladatra.
Anita
VIPeX felhő alapú call center szolgáltatásunk jogosultságkezelési megoldásai mindenki igényre választ nyújtanak, a kisebb cégektől a több telephellyel működő bonyolult nagyvállalati rendszerekig.
Az Opennetworks átirányítási megoldásai 2025-ben is a legmodernebb ügyfélszolgálati szolgáltatások közé tartoznak a piacon. Hoztunk három példát, amivel bemutatjuk, az egyszerűtől az extrémig hogyan lehetnek megoldás minden helyzetre egy call centerben.
Modern biztonsági rendszer már nem létezik kétfaktoros hitelesítés nélkül, az Ügyfélkapu átalakításával pedig most szélesebb körben is megismerik ezt a kifejezést.
Évindító blogposztunkban megírtuk, mire számítunk 2025-ben a telekommunikáció és a call centerek világában, a felhő alapú megoldások további terjedésétől az AI-mánia mérséklődéséig.
Keress minket, hogy egy online vagy személyes bemutatón egyeztethessük kérdéseidet és azt, hogyan segíthetjük céged fejlődését!
Próbáld ki most milyen egyszerű felépítened a céged számára optimális kommunikációs és ügyfélszolgálati megoldást! 30 napig költségmentes, testre szabott Felhőközpontod akár néhány perc, vagy óra múlva használhatod!